Om je zakelijke brief te schrijven, kan je gebruikmaken van deze eenvoudige structuur: inleiding - middenstuk - slot ²⁾. In enkele alinea's schrijf je zo een duidelijke en professionele brief.

Na de adressering en de begroeting schrijf je eerst je inleiding. In deze inleiding zeg je waarom je je brief schrijft. Je wil bijvoorbeeld een prijsaanvraag doen, een eerdere brief beantwoorden, een patiënt doorverwijzen, …

In het middenstuk zeg je dan waar je brief uiteindelijk om draait. In één of meerdere alinea's geef je meer uitleg over je prijsaanvraag, je bestelling, …

In de slotalinea bedank je je lezer. Je kan ook verwijzen naar de toekomst, bijvoorbeeld door te hopen op een positief antwoord of op een fijne samenwerking. Als je van je lezer nog een actie verwacht, vermeld je die ook in het slot. Na de slotalinea volgen natuurlijk nog de slotformule en de ondertekening.

In de inleiding, het middenstuk en het slot worden vaak standaardzinnen gebruikt. Zij vormen het raamwerk waarbinnen je de eigenlijke inhoud aanbrengt. Gebruik niet te veel standaardzinnen, want dat zal je brief onaantrekkelijk maken.

Tot slot: schrijf zo direct mogelijk en gebruik geen ouderwetse of starre clichés.